Повідомлення про дату, час, місце, порядок проведення установчих зборів, порядок подання заяв для участі в установчих зборах

До уваги представників інститутів громадянського суспільства!

З метою налагодження ефективної взаємодії з громадськістю, відповідно до Закону України «Про центральні органи виконавчої влади» та постанови Кабінету Міністрів України від 03.11.2010 № 996 «Про забезпечення участі громадськості у формуванні та реалізації державної політики» заплановано провести установчі збори для формування складу Громадської ради при Держгеонадрах (далі – Громадська рада) 07 серпня 2017 року об 11 годині за адресою: м. Київ,  вул. Ежена Потьє,16.

До складу Громадської ради можуть бути обрані представники громадських об’єднань, релігійних, благодійних організацій, творчих спілок, професійних спілок та їх об’єднань, асоціацій, організацій роботодавців та їх об’єднань, недержавних засобів масової інформації (далі – інститути громадянського суспільства), які зареєстровані в установленому порядку і провадять діяльність на території України.
До складу Громадської ради можуть бути обрані представники інститутів громадянського суспільства, які провадять свою діяльність у сфері, що пов’язана з діяльністю Державної служби геології та надр України, та в статуті (положенні) яких визначені відповідні цілі і завдання діяльності.
Інститут громадянського суспільства незалежно від своєї організаційної структури та наявності місцевих осередків (відокремлених підрозділів, філій, представництв, місцевих організацій тощо) для участі в установчих зборах делегує одного представника, який одночасно є кандидатом на обрання до складу громадської ради.
Членство в громадській раді є індивідуальним.

Для участі в установчих зборах до Ініціативної групи подається заява у довільній формі (рекомендована форма заяви додається), підписана уповноваженою особою керівного органу інституту громадянського суспільства.
До заяви додаються:
- рішення, прийняте у порядку, встановленому установчими документами інституту громадянського суспільства, про делегування для участі в установчих зборах представника, який одночасно є кандидатом на обрання до складу громадської ради;
- *біографічна довідка делегованого представника інституту громадянського суспільства із зазначенням його прізвища, імені, по батькові, посади, місця роботи, посади в інституті громадянського суспільства, контактної інформації, підписана делегованим представником інституту громадянського суспільства;
Зважаючи на те, що до складу громадської ради не можуть бути обрані представники інститутів громадянського суспільства, які є народними депутатами України, депутатами Верховної Ради Автономної Республіки Крим та місцевих рад, посадовими особами органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та місцевого самоврядування, просимо у біографічній довідці обов’язково зазначити інформацію про місце роботи делегованого представника та обійману виборну посаду відповідно до зазначених категорій.
- копія виписки з Єдиного державного реєстру підприємств та організацій;
- копія установчих документів;
- витяг із статуту (положення) інституту громадянського суспільства щодо цілей і завдань його діяльності;
- інформація про отримання інститутом громадянського суспільства як володільцем бази персональних даних його членів згоди делегованого ним представника на обробку його персональних даних;
- згода на обробку персональних даних, підписана делегованим представником інституту громадянського суспільства (рекомендована форма додається);
- *інформація про результати діяльності інституту громадянського суспільства (відомості про проведені заходи, реалізовані проекти, виконані програми, друковані видання, подання інститутом громадянського суспільства відповідному органу письмових обґрунтованих пропозицій і зауважень з питань формування та реалізації державної політики у сфері геологічного вивчення і раціонального використання надр та інформування про них громадськості тощо) протягом року до дня подання заяви (у разі, коли інститут громадянського суспільства працює менше року, – за період діяльності), підписана уповноваженою особою керівного органу інституту громадянського суспільства;
- підтвердження, що інститут громадянського суспільства не перебуває у процесі припинення (довідка у довільній формі);
- відомості про місцезнаходження та адресу електронної пошти інституту громадянського суспільства, номер контактного телефону.
Заяви подаються за підписом уповноваженої особи керівного органу інституту громадянського суспільства. Копії документів повинні бути завірені в установленому законодавством порядку.

* зазначені інформаційні матеріали, подані інститутами громадянського суспільства, будуть оприлюднені на офіційному веб-сайті Держгеонадр.

Порядок подання заяв для участі в установчих зборах:
Прийом документів для участі в установчих зборах починається з дня опублікування цього повідомлення та завершується 07 липня 2017 року. Відповідним чином оформлені документи надсилаються в паперовому вигляді засобами поштового зв’язку або можуть бути надані безпосередньо відповідальній особі Ініціативної групи.
У разі відправлення документів засобами поштового зв’язку (листом з оголошеною цінністю, визначеною відправником, з описом вкладення) дата їх відправлення має бути не пізніше 07.07.2017. У разі відправлення документів засобами поштового зв’язку на конверті слід зазначити адресата: «Держгеонадра, Ініціативній групі з підготовки установчих зборів для формування складу Громадської ради». Про факт відправлення необхідно повідомити контактну особу не пізніше 07 липня 2017 року.
Усі заяви з вищезазначеними додатками реєструються Ініціативною групою в журналі та мають реєстраційний номер.
Документи нарочно приймаються до 07 липня 2017 року включно (крім вихідних та святкових днів) з 9 до 16 години (з 13.00 до 14.00 – обідня перерва) за адресою: 03680, м. Київ, вул. Ежена Потьє, 16, 3 поверх, каб. 302.
Відповідальна особа: головний спеціаліст відділу організаційної роботи та зв’язків із ЗМІ Департаменту організаційно-аналітичної роботи та управління персоналом Держгеонадр – член Ініціативної групи Коцюруба Ірина Миколаївна, тел.: (044) 456-23-57, електронна адреса: I.Kotsiuruba@geo.gov.ua.
Представники суб’єктів громадянського суспільства, які не дотримались встановлених вимог щодо подання документів, до участі в установчих зборах не допускаються, документи, надані суб’єктами громадянського суспільства для участі в установчих зборах, поверненню не підлягають.

Порядок проведення установчих зборів
І. Реєстрація учасників установчих зборів
1. Реєстрація учасників установчих зборів для формування складу Громадської ради при Держгеонадрах (далі – Установчі збори) проводиться Ініціативною групою з підготовки установчих зборів для формування складу Громадської ради при Держгеонадрах (далі – Ініціативна група), відповідно до положень розділу І Порядку проведення установчих зборів для формування складу Громадської ради при Держгеонадрах (далі – Порядок).
2. Реєстрація учасників починається за 1 годину і припиняється за 
15 хвилин до початку Установчих зборів.
3. Реєстрації підлягають особи, що були внесені Ініціативною групою до списку кандидатів до складу Громадської ради при Держгеонадрах в установленому порядку та особисто присутні на Установчих зборах.
4. Реєстрація особи, що прибула для участі в Установчих зборах, здійснюється за її дійсним документом, що засвідчує особу, визначеним законодавством.
5. Під час реєстрації особі, що прибула для участі в Установчих зборах, видається картка для голосування.
По закінченню реєстрації Ініціативна група складає список учасників Установчих зборів. Кандидатами до складу Громадської ради є зареєстровані учасники Установчих зборів. Члени ініціативної групи та інші присутні на Установчих зборах (крім осіб, зазначених у пункті 3, розділу І Порядку) не є учасниками Установчих зборів і не мають права брати участь у голосуванні.
ІІ. Відкриття Установчих зборів та обрання їх робочих органів
1. Відкриття Установчих зборів здійснюється уповноваженим представником Ініціативної групи (далі – Уповноважений).
2. Уповноважений оголошує список учасників Установчих зборів та організовує вибори лічильної комісії, Голови Установчих зборів та їх секретаря з числа кандидатів до нового складу Громадської ради при Держгеонадрах.
3. Учасники Установчих зборів спочатку визначаються з кількісним складом лічильної комісії, потім з її персональним складом. Будь-який учасник Установчих зборів має право висунути свою кандидатуру для обрання до складу робочих органів Установчих зборів. Особа, яка висунута для обрання до складу робочих органів Установчих зборів, має право заявити про зняття своєї кандидатури. Така заява приймається без обговорення та голосування.
Голосування проводиться картками для голосування. Персональний склад лічильної комісії визначається шляхом відкритого рейтингового голосування. Обраними вважаються особи, які отримали найбільшу кількість голосів.
Члени лічильної комісії обирають із свого складу Голову лічильної комісії.
4. Лічильна комісія проводить вибори Голови та секретаря Установчих зборів. Зареєстровані учасники установчих зборів висувають свої пропозиції щодо кандидатури Голови установчих зборів із складу учасників Установчих зборів.
Після завершення висування кандидатур Голови Установчих зборів Голова лічильної комісії оголошує список висунутих кандидатур.
Голова Установчих зборів визначається шляхом відкритого рейтингового голосування картками для голосування. Обраною вважається особа, яка набрала найбільшу кількість голосів учасників Установчих зборів.
У разі, якщо два або більше кандидатів набрали однакову кількість голосів, що не дає можливості визначити, хто з них має стати Головою Установчих зборів, проводиться повторне голосування по кожній з вказаних кандидатур.
З числа учасників Установчих зборів шляхом відкритого рейтингового голосування обирається секретар Установчих зборів.
5. Після обрання робочих органів Установчих зборів Голова Установчих зборів приймає на себе подальше їх ведення.
ІІІ. Розгляд та затвердження порядку денного Установчих зборів
1. Проект порядку денного установчих зборів, попередньо підготовлений Ініціативною групою, затверджується рішенням Установчих зборів. У разі, якщо від учасників Установчих зборів до проекту порядку денного надходять зауваження або пропозиції, запропонований проект спочатку виноситься на голосування за основу, а після його прийняття за основу окремо голосуються всі зауваження та пропозиції.
2. Учасники Установчих зборів можуть ухвалювати ліміт часу на розгляд кожного питання порядку денного.
3. Пропозиції про надання слова можуть подаватись у письмовому вигляді на ім’я Голови Установчих зборів та шляхом підняття руки.
4. Виступ учасника Установчих зборів з одного і того ж питання більше двох разів не допускається.
5. Рішення Установчих зборів приймається більшістю голосів від загальної кількості зареєстрованих учасників Установчих зборів.
6. Пропозиції, що надійшли при розгляді питання порядку денного, виносяться на голосування у порядку їх надходження.
ІV. Інформація про діяльність попереднього складу Громадської ради при Держгеонадрах.
1. Установчі збори заслуховують Голову або іншого уповноваженого члена попереднього складу Громадської ради при Держгеонадрах з інформацією про її діяльність та приймають її до відома.
V. Порядок проведення голосування з формування складу Громадської ради при Держгеонадрах
1. Кількісний склад громадської ради визначається учасниками Установчих зборів, але не може становити більш як 35 осіб.
Свої пропозиції щодо кількісного складу Громадської ради надають учасники Установчих зборів.
Після закінчення надання пропозицій Голова Установчих зборів ставить на голосування кожну пропозицію.
Голосування відбувається картками для голосування.
Учасник Установчих зборів може голосувати за кілька пропозицій.
Лічильна комісія зараховує тільки голоси «За» певну пропозицію.
Затвердженою вважається пропозиція, що отримала найбільшу кількість голосів.
Якщо найбільшу й водночас однакову кількість голосів отримали кілька пропозицій, то голосування повторюється, але розглядаються тільки пропозиції, що набрали найбільшу кількість голосів.
Після оголошення лічильною комісією результатів голосування, в протоколі Установчих зборів зазначається гранична чисельність членів Громадської ради при Держгеонадрах.
2. Голова Установчих зборів розпочинає голосування щодо персонального складу Громадської ради.
Персональний склад громадської ради визначається шляхом відкритого рейтингового голосування виборчими бюлетенями встановленої форми, які заповнюються згідно з Інструкцією щодо заповнення виборчого бюлетеня для голосування за кандидатів на обрання до складу Громадської ради при Держгеонадрах, розробленою Ініціативною групою.
До виборчого бюлетеня вносяться відомості про кандидатів до складу Громадської ради, які беруть участь в Установчих зборах, за винятком тих, хто письмово заявив про зняття своєї кандидатури.
Виборчі бюлетені видаються учасникам Установчих зборів Ініціативною групою під підпис.
При голосуванні кожний учасник Установчих зборів у виборчому бюлетені, у графі «Відмітка про підтримку кандидата», робить відмітки навпроти кандидатів, за яких голосує, у кількості, яка не перевищує встановленої чисельності Громадської ради.
Після заповнення виборчих бюлетенів учасники Установчих зборів передають їх лічильній комісії.
У разі, якщо виборчий бюлетень було зіпсовано, новий бюлетень може бути отриманий в Ініціативної групи лише на підставі письмової заяви та при поверненні зіпсованого бюлетеня.
Лічильна комісія на підставі отриманих виборчих бюлетенів проводить підрахунок голосів.
Якщо за результатами підрахунку голосів два або більше кандидатів набрали однакову кількість голосів, що не дає можливості визначити, хто з них має стати членом Громадської ради, проводиться додаткове відкрите голосування картками для голосування за кожну з вказаних кандидатур.
3. За результатами підрахунку голосів лічильна комісія складає:
- список членів Громадської ради при Державній службі геології та надр України,
- список черговості кандидатів до складу Громадської ради при Держгеонадрах, які набрали найбільшу кількість голосів за результатами проведення рейтингового голосування на Установчих зборах, проте через обмеження граничної чисельності Громадської ради при Держгеонадрах, не увійшли до її складу.
4. У разі припинення будь-якою особою членства у Громадській раді при Держгеонадрах (відповідно до пункту 10 Типового положення про громадську раду при міністерстві, іншому центральному органі виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, обласній, Київській та Севастопольській міській, районній, районній у мм. Києві та Севастополі державній адміністрації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 3 листопада 2010 р. № 996) її місце займає наступний за черговістю кандидат до складу громадської ради, який набрав найбільшу кількість голосів за результатами проведення рейтингового голосування на Установчих зборах.
5. Результати підрахунку голосів оформлюються протоколом лічильної комісії, до якого обов’язково заносяться такі дані: результати голосування за Голову Установчих зборів та секретаря, встановлений Установчими зборами кількісний та персональний склад Громадської ради; кількість кандидатів, включених до виборчого бюлетеня для голосування за кандидатів на членство в Громадській раді; кількість голосів, набраних кожним кандидатом; кількість бюлетенів, що визнані недійсними.
Протокол лічильної комісії підписується усіма членами лічильної комісії та є невід’ємною частиною протоколу Установчих зборів. До протоколу лічильної комісії додаються виборчі бюлетені.
6. Після встановлення остаточного результату Голова Установчих зборів оголошує персональний склад Громадської ради при Держгеонадрах та закриває збори.
7. Рішення Установчих зборів оформляється протоколом, який складається секретарем Установчих зборів протягом трьох робочих днів з моменту проведення Установчих зборів, підписується головою та секретарем Установчих зборів і подається Державній службі геології та надр України для оприлюднення на офіційному веб-сайті та в інший прийнятний спосіб протягом трьох робочих днів з моменту його надходження, а також для затвердження складу Громадської ради при Держгеонадрах.

Рекомендована форма заяви інституту громадянського суспільства для участі в установчих зборах 

Рекомендована форма згоди на обробку персональних даних 

 

Ініціативна група з підготовки
установчих зборів для формування складу 
Громадської ради при Держгеонадрах